Sustav za upravljanje uredskim dokumentima
DIAR
Digitalni Arhiv
Document Management System – Funkcionalnosti
Unos i rad s dokumentima
- unos ulaznih, internih i izlaznih dokumenata te praćenje njihova rješavanja
- podržano vođenje urudžbenog zapisnika za više pravnih osoba i više pisarnica unutar tih pravnih osoba
- multi-window sučelje – mogućnost pregleda višestrukih predmeta i dokumenata istovremeno
- uvoz email-ova iz Outlooka sa cijelokupnim sadržajem i prilozima
- popis svih klasa (upravnih i neupravnih) i mogućnost unosa plana klasa
- mogućnost samostalnog prijenosa klasa i plana klasa iz tekuće u iduću godinu (otvaranje klasa za svaku iduću godinu)
- mogućnost izmjene i brisanja predmeta, dokumenata, mapa i datoteka
- ispis informacija o predmetu na naslovnicu košuljice te na naljepnice za košuljice
- evidencija dokumenata prema datumu nastanka, primitka, otpreme i datumu podsjetnika
- vođenje dokumentacije bez klase i urudžbenog broja po mapama
- mogućnost unosa višestrukih primatelja
- ispis prijemnog štambilja
- ispis potvrde o zaprimanju podneska
- ispis adresa na kuverte
- prikaz pravne osnove i rokova čuvanja
- opcija korištenja oznake tajnosti ne razini predmeta, mapa i dokumenata
- opcija unosa lokacije na kojoj će se čuvati originalni dokument
- evidencija ugovora te registar ugovora
Pretraživanje
- po klasi
- po urudžbenom broju
- po statusu (u izradi, rješeno, neriješeno)
- po podnositelju i primatelju
- po datumu (nastanka, primitka, otpreme i datumu podsjetnika)
- po ključnoj riječi ili organizacijskoj jedinici
- po oznaci dokumenta ili referentu
- po načinu dostave
- mogućnost izrade personaliziranih filtera za brže pretraživanje
- mogućnost višestrukog sortiranja podataka (istovremeno sortiranje po više kolona)
Arhiviranje i izvoz na ARHiNET
- arhiviranje po razinama (fond, serija, dosje, predmet)
- dearhiviranje
- kreiranje prijedloga za izlučivanje
- unos i pregled neurudžbirane građe
- kreiranje xml datoteke
- mogućnost prijenosa dokumentacije u obliku xml datoteke na ARHiNET nadležnog državnog arhiva
Sigurnost i zaštita
- visoka razina zaštite i sigurnosti dokumenata
- praćenje tko je i kada radio na dokumentu
- podešavanje prava i ovlasti za svakog korisnika
- vidljivost predmeta i dokumenata – osim baziranosti na organizacijskoj strukturi, moguće je definirati koje operatere pojedini operater može vidjeti
- pristup sa šiframa
- dokumenti su kriptirani (ne može im se pristupiti izvana) – AES enkripcija
- backup podataka se može umnožiti
- dokumenti zaštićeni od krađe, poplava, požara
- Servis za schedulirani backup na cloudu
- korištenjem digitalnog oblika dokumenta, eliminiran je rizik od gubitka ili oštećenja originalnog dokumenta
- digitalni potpis i certifikati
Digitalni potpis
- mogućnost naprednog digitalnog potpisa dokumenata
- pojedinačno potpisivanje PDF dokumenata putem spremljenog, osobnog potpisa ili putem potpisne ploče
- višekratno potpisivanje istog dokumenta sa time stampom
Višestruko zaduživanje
- grupno i pojedinačno dodjeljivanje zaduženja, rokova, statusa i napomene
- prebacivanje zaduženja sa jednog djelatnika na drugog zbog odsustva
- pregled zaduženja za svakog djelatnika
- prava temeljena na zaduženjima i hijerarhiji djelatnika ili custom prava po djelatniku
Digitalna arhiva
- skeniranje dokumenata iz aplikacije direktno u .PDF i .TIFF (višestranično) format
- unos priloga (slike, snimke, internet sadržaj, dokumenti u wordu, excelu, pdf-u)
- mogućnost kreiranja word predloška – memoranduma
- ažuriranje unesenih datoteka i verzioniranje istih uslijed naknadnih izmjena (sa informacijom o datumu i operateru koji ih je mijenjao)
- grupno barcode skeniranje (ispis barcode naljepnica)
- mogućnost ispisa i slanja svih priloga i datoteka putem DIAR e-mail klijenta
Digitalne knjige
- urudžbeni zapisnik
- upisnik predmeta I stupnja
- evidencija zaduženja
- knjiga primljene pošte
- knjiga poslane pošte
- knjiga reversa
- arhivska knjiga
- interna dostavna knjiga za mjesto
Povijest izmjena
- automatska evidencija svih aktivnosti na pojedinom predmetu, mapi i dokumentu
- pregled i ispis svih bilješki iz žurnala (po periodu, klasi, vrsti upisa, operateru)
Statistika
- statistika praćenja novih predmeta
- statistika praćenja riješenosti predmeta
- statistika otpremanja dokumenata
Otpremanje
- grupno otpremanje dokumenata
- otpremanje pošte putem integracije na sustav EPK i ispis kuverti
- više načina dostave unutar jednog EPK prijenosa
- automatizirani brojevi preporuke
- više načina dostave za istog primatelja te evidencija zaprimanja povratnica
- obrada povratnica skeniranjem ili barcode čitačem
- prilagođene obavijesti za primatelja putem email-a ili SMS-a
Podsjetnici na dokumente
- koje treba preuzeti u rad
- koje treba rješiti u zadanom roku
- koje treba izvući iz rokovnika
- koje treba otpremiti
Ostale funkcionalnosti
- evidentiranje ugovora i registar ugovora (bez javne nabave)
- integracija sa aktivnim obrascima i modulom Javna nabava
- Integracija sa ERP sustavom i uvoz eRačuna
- mogućnost povezivanja s drugim aplikacijama
- mogućnost rezervacije urudžbenog broja
- uvoz datoteka na postojeće akte
- mogućnost povezivanja predmeta s drugim predmetima
- davanje suglasnosti za akte
- automatski unos pravnih subjekata iz europske baze podataka putem OIB-a
- evidencija povijesti osobe (npr. promjene adrese i naziva); spremanje povijesti osobe te istovremeno dohvaćanje svih varijanti osobe u prethodnim razdobljima
- podaci o naselju (za potrebe EPK HP EXPRESS usluge)
- Grupe osoba – npr. gradovi, općine, škole i sl.
- Radna mjesta – prilagođavanje tijeka rada (workflow-a) za pojedino radno mjesto
- Dodavanje custom polja različitog tipa i pretraga po istima
Integracija s MS Word-om
- automatsko kreiranje word dokumenata (izlazni, interni dokument)
- konverzija dokumenta u pdf
- automatsko kreiranje kuverti
- mogući grupni i pojedinačni ispis košuljica i naljepnica sa naslovima predmeta za košuljice
Integracija s mail servisom
- uvoz emailova
- slanje obavjesti građanima/stranci mailom ili sms-om o predmetima
- slanje obavijesti djelatniku da mu je dokument dodjeljen
ADRESA
Iločka 9
10000 Zagreb
Hrvatska
TVRTKA
CENTAR ZA DIGITALIZACIJU d.o.o. za informacijske usluge
OIB: 76647480594
MBS: 080754195
Trgovački sud u Zagrebu
Temeljni kapital 20.000,00 kuna, uplaćen u cijelosti
Član društva: Ivan Baković, direktor
IBAN: HR11 24020061100591609
BANKA: Erste&Steiermärkische Bank d.d.